Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?
Der Anbieter betreibt die Telefonanlage in seinem Rechenzentrum, einschließlich der Verbindung ins öffentliche Telefonnetz. Jedes Telefon meldet sich per Internet bei dieser Anlage an. Ob das Tischtelefon im Büro, das Softphone auf dem Notebook oder die App auf dem Handy: Alle klingeln unter derselben Durchwahl. Gespräche werden technisch per SIP aufgebaut, wie bei jeder VoIP-Telefonie.[1]
Eingerichtet wird über ein Webportal. Dort legen Sie fest, wer zu welcher Rufgruppe gehört, was nach Feierabend passiert und welche Ansage Anrufer hören. Updates und neue Funktionen spielt der Anbieter ein.
Cloud-Telefonanlage vs. Telefonanlage vor Ort
| Cloud-Telefonanlage | Telefonanlage vor Ort | |
|---|---|---|
| Wo läuft sie? | im Rechenzentrum des Anbieters | als Gerät im Büro |
| Kosten | monatlich pro Nutzer | Anschaffung plus Wartung, dazu ein SIP-Trunk |
| Homeoffice und mobil | eingebaut | je nach Anlage mit Zusatzaufwand |
| Updates | macht der Anbieter | macht der Dienstleister vor Ort |
| Bei Internetausfall | Umleitung auf Mobilnummern nötig | interne Gespräche laufen weiter |
| Anbindung von Türsprechstelle, Fax, Alarm | oft nur mit Zusatzgeräten | meist direkt möglich |
Worauf Sie beim Vertrag achten sollten
- Rufnummern: Lassen sich alle bestehenden Nummern übernehmen, und bei Vertragsende wieder mitnehmen? Das Telekommunikationsgesetz sichert die Mitnahme auf Antrag zu.[2]
- Notruf: Ist für jeden Standort die richtige Adresse hinterlegt? Der Anbieter muss die Daten zur Standortermittlung an die Leitstelle übermitteln.[3]
- Datenschutz: Der Anbieter verarbeitet Verbindungsdaten und oft Sprachnachrichten. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig.[4]
- Mindestlaufzeit, Preis pro Nutzer und Kosten für zusätzliche Rufnummern.
- Was bei einem Ausfall passiert: automatische Umleitung, Erreichbarkeit des Supports.
Beispiel aus der Praxis
Ein Bauträger mit 18 Mitarbeitenden, davon zehn regelmäßig auf Baustellen, ersetzt seine zwölf Jahre alte Anlage. Mit der Cloud-Telefonanlage klingeln Anrufe auf die Durchwahl im Büro und gleichzeitig in der App auf dem Diensthandy. Die Zentrale verteilt Anrufe per Rufgruppe, nach 17 Uhr greift automatisch die Ansage mit Notfallnummer. Die Türsprechstelle bleibt über ein kleines Gateway angebunden.
Kurz gesagt
Eine Cloud-Telefonanlage ist eine Telefonanlage als Dienst aus dem Rechenzentrum. Sie macht Telefonie im Büro, im Homeoffice und unterwegs einheitlich und verlagert Kosten von der Anschaffung auf eine monatliche Gebühr. Wichtig sind eine stabile Internetleitung, eine vorbereitete Umleitung für Ausfälle und ein Vertrag, der Rufnummern und Datenschutz klar regelt.
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