UCaaS als Cloud-Dienst
UCaaS ist eine Form von Software as a Service: Der Anbieter betreibt die Anwendung auf seiner Infrastruktur, das Unternehmen nutzt sie über das Netz, ohne Server, Betriebssysteme oder die Anwendung selbst zu verwalten.[1]
| Eigene UC-Lösung | UCaaS | |
|---|---|---|
| Betrieb | eigene Anlage oder Server | Anbieter |
| Kosten | Investition plus Wartung | monatlich pro Nutzer |
| Updates | selbst oder Dienstleister | automatisch durch Anbieter |
| Skalierung | Hardware und Lizenzen erweitern | Nutzer hinzubuchen |
| Abhängigkeit | Technik im Haus | Anbieter und Internetleitung |
Vorteile und Grenzen
| Vorteile | Grenzen |
|---|---|
| keine eigene Technik | ohne Internet keine Telefonie, Reserve planen |
| planbare Kosten | laufende Kosten über die Jahre |
| ortsunabhängig | Funktionsumfang vom Anbieter vorgegeben |
| schnelle Erweiterung | Sonderfälle wie Türsprechstelle, Alarm teils schwieriger |
Auswahlkriterien
- Telefoniefunktionen: Warteschlangen, Sprachmenü, Notfallumleitung, Rufgruppen.
- Integration: Teams, CRM, Branchensoftware.
- Rechenzentrum und Datenschutz: Standort in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.[2]
- Endgeräte: Unterstützung für Tischtelefone, DECT, Headsets.
- Support: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, deutschsprachig.
- Kündigung und Rufnummernmitnahme.
Beispiel aus der Praxis
Eine Steuerkanzlei ersetzt ihre zehn Jahre alte Telefonanlage durch eine UCaaS-Lösung. Telefonie, Videotermine mit Mandanten und interner Chat laufen in einer App, die Rufnummern werden portiert. Für den Empfang bleiben zwei Tischtelefone, alle anderen nutzen Softphones. Der Anbieter betreibt die Lösung in einem deutschen Rechenzentrum; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor.
Kurz gesagt
UCaaS ist Unified Communications als Cloud-Dienst mit Abrechnung pro Nutzer. Es ersetzt die eigene Anlage, verlangt aber eine stabile Internetleitung, eine sorgfältige Anbieterauswahl und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Weiterlesen: Was kostet Cloud-Telefonie?, Cloud-Telefonie schrittweise einführen